Для тех, кто устал контролировать выполнение мелких задач, которые откладываются на потом или забываются, подойдет эта инструкция, которую можно вручить вашему менеджеру и спать спокойно.
Руководитель = Заказчик.
Исполнитель = Подрядчик.
Задача = Поручение = Дело = Вопрос.
1. Не забывать о поручениях руководителя. Записывать их. Если заданий много, определить приоритеты, согласовав порядок выполнения задач с руководителем. Если поручение дано давно, оно не должно пропасть из общего списка — все задачи следует решать, а те, что определены руководителем, как незначительные, вычеркнуть.
2. Для успешного решения задачи нужно определить, что именно должно быть сделано, какой результат мы ждем. Не процесс, а именно результат, который необходимо прописать в статусе задачи. Для себя определить срок и условия оплаты.
3. Выбрать исполнителя.
4. Передать задание и все материалы (или запрос на действие) исполнителю. Удостовериться, что исполнителю понятно, что от него требуется.
5. По возможности получить ответ (решение задачи) немедленно. Если это невозможно, договориться о времени рассмотрения заявки и о том, когда ждать ответ. При этом: - если неизвестно, когда будет ответ, выяснить, когда это будет известно (например, чтобы исполнителю ответить, может ли он взяться за задачу, ему нужно решить какие-то свои дела или он не может точно ответить о сроках, так как нет всех входящих данных). - если о результате будет известно только через продолжительное время (например, неизвестно, когда будут получены технические условия для проектирования), узнать, от каких факторов это зависит и что мешает (каковы причины) получить информацию в кратчайшие сроки. Сообщить об этих причинах руководителю; - если вообще ничего неизвестно, немедленно уведомить руководителя, чтобы он смог принять решение о целесообразности выполнения задания или рассмотрел другие варианты развития событий. - время: ответ менеджера о статусе задачи не позднее следующего дня ее постановки. Скорость крайне важна.
6. Если для взвешенного ответа о времени выполнения задания не хватает исходных данных с нашей стороны, выяснить у исполнителя, какие именно данные отсутствуют, затем нужно получить их в кратчайшие сроки у руководителя.
7. Связаться с исполнителем в назначенное им время, чтобы получить ответ или результат работы, а не ждать, когда исполнитель свяжется сам.
8. Если задача нелинейная и для ее решения требуется продолжительное время, договориться о возможных промежуточных этапах и по отлаженной схеме двигаться к финалу, соблюдая намеченные сроки прохождения каждого этапа. С нашей стороны не должно быть задержек. Решаем задачу до результата. Мяч (работа) всегда на стороне исполнителя, и мы контролируем этот процесс (знаем, когда будет результат и учитываем все обстоятельства, которые могут этому помешать).
9. Отчет о ходе выполнения, вариантах решения, статусе задачи, а также о возникающих проблемах направлять руководителю по согласованной схеме. Не принимать решения самостоятельно, если на это нет полномочий.
10. Запрещается самостоятельно оптимизировать процесс и изменять его.
Объяснение
Почему такая сложная, на первый взгляд, рассчитанная на недалеких сотрудников, схема? Ведь большинство менеджеров – все же грамотные и ответственные люди? Дело в том, что задачи, которые в приоритете у заказчика, у исполнителей часто не на первом месте или даже в конце списка. Ведь в течение дня нужно выполнить так много других дел. Работа менеджера – добиться, чтобы исполнитель поставил его задачу в разряд приоритетных и быстрее решил ее. Для этого следует использовать любые способы напоминания: личный контакт (если есть возможность), телефон (предпочтительнее всего из-за скорости и оперативности реакции), электронная почта и skype уведомления менее эффективны. Их часто откладывают на потом в конце списка собственных задач, а иногда и полностью забывают или игнорируют.
***
Пусть все ваши задачи решаются быстрее.
Добавить комментарий
Необходима авторизация