Студия-школа дизайна Станислава Орехова
Школа дизайна, Дизайн интерьеров, 3D графика
+7(499) 499-0-199
coaching@d-e-s-i-g-n.ru
Картинка пользователя
Вход в базу знаний

Инструкция, как предусмотреть все или почти все

Для тех, кто устал контролировать выполнение мелких задач, которые откладываются на потом или забываются, подойдет эта инструкция, которую можно вручить вашему менеджеру и спать спокойно.

Термины:

Руководитель = Заказчик.
Исполнитель = Подрядчик.
Задача = Поручение = Дело = Вопрос.

Прямая инструкция, как предусмотреть все или почти все. Для менеджера и любого человека, который вынужден любит работать с людьми и добиваться от них результата: 10 шагов к счастью

1. Не забывать о поручениях руководителя. Записывать их. Если заданий много, определить приоритеты, согласовав порядок выполнения задач с руководителем. Если поручение дано давно, оно не должно пропасть из общего списка — все задачи следует решать, а те, что определены руководителем, как незначительные, вычеркнуть.

2. Для успешного решения задачи нужно определить, что именно должно быть сделано, какой результат мы ждем. Не процесс, а именно результат, который необходимо прописать в статусе задачи. Для себя определить срок и условия оплаты.

3. Выбрать исполнителя.

4. Передать задание и все материалы (или запрос на действие) исполнителю. Удостовериться, что исполнителю понятно, что от него требуется.

5. По возможности получить ответ (решение задачи) немедленно. Если это невозможно, договориться о времени рассмотрения заявки и о том, когда ждать ответ. При этом:

- если неизвестно, когда будет ответ, выяснить, когда это будет известно (например, чтобы исполнителю ответить, может ли он взяться за задачу, ему нужно решить какие-то свои дела или он не может точно ответить о сроках, так как нет всех входящих данных).

- если о результате будет известно только через продолжительное время (например, неизвестно, когда будут получены технические условия для проектирования), узнать, от каких факторов это зависит и что мешает (каковы причины) получить информацию в кратчайшие сроки. Сообщить об этих причинах руководителю;

- если вообще ничего неизвестно, немедленно уведомить руководителя, чтобы он смог принять решение о целесообразности выполнения задания или рассмотрел другие варианты развития событий.

- время: ответ менеджера о статусе задачи не позднее следующего дня ее постановки. Скорость крайне важна.

6. Если для взвешенного ответа о времени выполнения задания не хватает исходных данных с нашей стороны, выяснить у исполнителя, какие именно данные отсутствуют, затем нужно получить их в кратчайшие сроки у руководителя.

7. Связаться с исполнителем в назначенное им время, чтобы получить ответ или результат работы, а не ждать, когда исполнитель свяжется сам.

8. Если задача нелинейная и для ее решения требуется продолжительное время, договориться о возможных промежуточных этапах и по отлаженной схеме двигаться к финалу, соблюдая намеченные сроки прохождения каждого этапа. С нашей стороны не должно быть задержек. Решаем задачу до результата. Мяч (работа) всегда на стороне исполнителя, и мы контролируем этот процесс (знаем, когда будет результат и учитываем все обстоятельства, которые могут этому помешать).

9. Отчет о ходе выполнения, вариантах решения, статусе задачи, а также о возникающих проблемах направлять руководителю по согласованной схеме. Не принимать решения самостоятельно, если на это нет полномочий.

10. Запрещается самостоятельно оптимизировать процесс и изменять его.

 

Объяснение
Почему такая сложная, на первый взгляд, рассчитанная на недалеких сотрудников, схема? Ведь большинство менеджеров – все же грамотные и ответственные люди? Дело в том, что задачи, которые в приоритете у заказчика, у исполнителей часто не на первом месте или даже в конце списка. Ведь в течение дня нужно выполнить так много других дел. Работа менеджера – добиться, чтобы исполнитель поставил его задачу в разряд приоритетных и быстрее решил ее. Для этого следует использовать любые способы напоминания: личный контакт (если есть возможность), телефон (предпочтительнее всего из-за скорости и оперативности реакции), электронная почта и skype уведомления менее эффективны. Их часто откладывают на потом в конце списка собственных задач, а иногда и полностью забывают или игнорируют.

 

***

Пусть все ваши задачи решаются быстрее.

 

Добавить комментарий